Segurança, redução de custos e otimização de processos – O backup como ferramenta de negócio

A replicação de arquivos e sistemas é a visão mais simplória que se tem sobre backup. Quando um tom mais estratégico é dado a esse recurso, a coisa muda de figura: quesitos como segurança, eficiência operacional e racionalização de processos entram em cena, a exemplo do que ocorre com o backup online.

Essa modalidade mais recente é resultante das tecnologias em nuvem, que trouxeram possibilidades mais amplas em relação ao que se tinha até então no mercado.

Com o advento da era digital, as empresas transformaram as formas de lidar com diversos processos e, no caso da TI, as mudanças foram radicais. No lugar de servidores físicos, fitas magnéticas, HDs externos, cartões de memória e servidores virtualizados. No lugar de investimentos em aquisição e manutenção de infraestrutura, contratação do uso de recursos compartilhados por terceiros.

Essa mudança de paradigmas trouxe benefícios importantes para empreendimentos de todos os portes e áreas de atuação. E a TI passou a ser reconhecida como uma engrenagem indispensável para a sustentação dos negócios.

É nesse cenário que o backup se apresenta como um mecanismo de apoio aos objetivos organizacionais, já que permite que os serviços que dependam de arquivos, dados e configurações de sistema estejam sempre disponíveis aos clientes internos e externos.

Neste post, o backup será abordado como uma ferramenta estratégica para a melhoria de processos operacionais e de gestão. Siga a leitura e entenda por que a evolução dessa solução a tirou da posição de coadjuvante para protagonista da continuidade de negócios.

O backup

O objetivo central de um backup não é meramente criar cópias de informações. Esse tipo de afirmação até consta em referências técnicas sobre o assunto, mas do ponto de vista da gestão empresarial a visão precisa ser mais assertiva: o backup é um instrumento que oferece um suporte vital às empresas.

E isso se deve ao fato de que esse recurso armazena nada mais nada menos que os dados gerados em todos os fluxos de trabalho, não importa se operacionais ou gerenciais.

Guardadas as especificidades de cada informação produzida, no fim das contas todas têm a mesma finalidade: viabilizar operações e subsidiar a tomada de decisão estratégica.

Feito esse destaque sobre o nível de importância do backup, agora cabe uma conceituação tradicional sobre esse tipo de tecnologia. Assim, backup é o armazenamento de cópias em várias mídias (físicas e virtuais), permitindo que dados do negócio sejam acessados mesmo que ocorram incidentes em um dos locais ou equipamentos utilizados para guardar informações.

Mas sua real utilidade se concretiza quando são estabelecidas políticas para uma ágil recuperação de dados, dentro de padrões aceitáveis de segurança. É aí que os outros departamentos e os gestores percebem, de fato, o valor do backup para a manutenção dos negócios.

Nesse contexto, uma das diretrizes mais importantes é o uso de dispositivos diversos para espelhamento das informações. Além da diversificação de mídias, o ideal é que haja distribuição dos dados em data centers diferentes.

Isso é possível graças ao uso de soluções em Cloud Computing, especialmente nas modalidades de Infraestrutura como Serviço (IaaS) e Software como Serviço (SaaS). Na prática, dados das empresas são replicados nos parques tecnológicos dos provedores e lá eles são mantidos em segurança e aptos a serem restaurados tempestivamente, em caso de problemas com a origem.

Entre os benefícios desse tipo de terceirização estão:

• rápida recuperação de dados em caso de falhas;

• acesso à tecnologia de ponta, sem que seja necessário direcionar orçamento para aquisição de equipamentos;

• sistemas atualizados de segurança, como firewall, criptografia e antivírus corporativo;

• minimização do impacto causado por problemas em equipamentos de TI na continuidade dos negócios;

• redução de custos, já que a empresa contratante paga apenas pelo consumo de recursos de armazenamento e pelo uso de softwares para gerir o backup.

O que se percebe, hoje, é que uma política de backup de dados é algo menos operacional e mais estratégico. E precisa ser encarada como um conjunto de atividades e de recursos que permitirão que o negócio saia ileso, mesmo que incidentes e falhas em arquivos, sistemas ou equipamentos ocorram.

Tipos de backup

Existem modalidades diferentes de backup, mas em comum todas têm a mesma finalidade: livrar a empresa de riscos decorrentes de erros humanos, falhas técnicas (hardware ou software), ataques virtuais, desastres naturais e acidentes como incêndios e alagamentos.

Esse que funciona como uma verdadeira apólice de seguro para a empresa assume algumas características e se divide em tipos. Conheça agora as variações de backup mais comuns no mercado!

Backup completo

Faz a cópia completa de todos os arquivos da empresa.

• Vantagens: garante que o escopo total de dados corporativos seja resguardado.

• Desvantagem: é o tipo de backup de execução mais demorada e também ocupa mais espaço em disco.

Backup diferencial

Copia apenas as últimas modificações realizadas nos arquivos, desde a realização do último backup completo.

• Vantagens: a velocidade do backup é maior que no modelo completo. Além disso, menos espaço em disco é ocupado.

• Desvantagens: o tempo de restauração de arquivos, em caso de perdas ou falhas na fonte original, é maior que no backup completo.

Backup incremental

São copiadas as últimas alterações realizadas desde a última rotina de backup.

• Vantagens: é o processo mais rápido, com menor tempo de restauração das informações. O espaço consumido para armazenamento também é menor.

• Desvantagens: acaba permitindo que haja uma janela para eventuais perdas de dados.

Backup delta

Armazena a diferença entre as versões atuais de arquivos e as versões anteriores. Esse método parte do backup completo e a cada nova rotina são copiados apenas os arquivos que sofreram alguma modificação. Para os não alterados, são gerados hardlinks (programa simples e rápido para backups usando links de disco rígido).

• Vantagens: ao usar hardlinks para os arquivos não alterados, a restauração do backup de uma versão atual traz a mesma resposta que a restauração do último backup. Com isso, todas as alterações realizadas desde a última rotina de cópia completa são preservadas em forma de histórico.

• Desvantagens: dificuldade de se reproduzir o modelo em equipamentos que não suportam hardlinks.

Cada negócio apresenta características próprias e são elas que devem direcionar a metodologia mais indicada ou até a combinação de mais de um estilo de backup.

O essencial, para escolher o tipo a ser adotado, é considerar as situações mais comuns dentro da dinâmica da empresa, por exemplo: são frequentes os pedidos de restauração por parte dos usuários? Esses pedidos são pequenos e rápidos ou volumosos e complexos? São necessárias grandes restaurações para que o negócio se recupere de um desastre ou de um incidente importante?

Escolhida(s) a(s) modalidade(s) mais indicada(s) para as exigências da empresa, é importante investir em testes periódicos. Isso garante que os dados poderão ser lidos quando algum incidente ocorrer. Caso seja identificada alguma dificuldade durante a fase de testes, haverá tempo hábil para a implementação de correções, de forma proativa.

Vale destacar, aqui, a tendência de que os backups, independentemente do tipo, sejam realizados em nuvem. Isso garante a manutenção e a segurança dos dados valiosos do negócio e permite rápido acesso, mesmo se estiver ocorrendo algum problema em alguma base de dados, hardware ou software.

Além disso, a sincronização se dá de forma automática, ativada por módulos programados previamente que analisam o escopo e periodicidade definidos como alvo de replicações. Para a empresa contratante, bem como para seu cliente, esse processo é transparente, imperceptível e não gera qualquer impacto sobre o andamento dos processos empresariais.

Backup e a segurança da informação

Os modelos de negócio atuais são caracterizados pelo excesso de dados. Os volumes são gigantescos, o trânsito de informações é complexo e a necessidade de preservação desses insumos é inquestionável.

O assunto é tão relevante para o mundo corporativo que normas internacionais foram criadas para normatizar e recomendar padrões seguros de manipulação, armazenamento e acesso a dados. A norma técnica ABNT NBR ISO/IEC 27001(Sistema de Gestão da Segurança da Informação) e a ISO 9001 preveem que backups e outros processos sejam realizados dentro de requisitos de proteção de dados, envolvendo controle de acesso, documentação e testes, proporcionando a continuidade do negócio em casos de desastres.

No mesmo ritmo de evolução de funcionalidades, avança o desenvolvimento de inteligências voltadas para fraudes e ameaças virtuais. Crimes cibernéticos são recorrentes e a cada dia surgem novos modelos para os quais é preciso manter “antídotos” sempre atualizados.

Esse risco de violação ou roubo de dados é iminente e inerente a todo negócio. Por essa razão, as empresas provedoras de serviços em Cloud, como backup online, se dedicam a manter tecnologias de ponta e softwares com versionamentos contínuos para assegurar a proteção dos dados do cliente.

Investir em aquisição e licenciamento de soluções de segurança da informação custa caro, demanda equipe especializada e ações permanentes de manutenção. Em função disso, o outsourcing de backup se mostra ainda mais interessante quando essa carta da segurança é posta à mesa.

Além dessa vantagem em relação à transferência da responsabilidade que envolve mecanismos de segurança — que repercute em redução de despesas para a empresa —, o backup em nuvem ainda agrega:

• criptografia e armazenamento de dados protegidos por várias camadas de firewalls e por criptografia;

• recuperação de dados sem limites quanto ao volume ou dia e horário de acesso;

• flexibilidade em relação às rotinas da empresa contratante, como frequência de cópias e escopo de dados (arquivos, bancos de dados, máquinas virtuais, imagens);

• alta disponibilidade, com links robustos de conexão e possibilidade de acesso imediato aos dados;

• suporte de equipe especializada, com experiência e competência para garantir os melhores resultados.

Esses benefícios mudam toda a história do backup empresarial. Essa mudança vai muito além da visualização das mídias onde as cópias são guardadas — que, na nuvem, ficam longe dos olhos do cliente. A principal quebra de paradigmas, na verdade, volta-se para o papel da TI, que passa a ser mais estratégico, menos operacional e permite que gestores e times envolvidos nos processos possam focar no que realmente interessa: o core business.

Backup como recurso para reduzir custos

Já foi mencionada aqui a redução de custos decorrente de políticas de backup, especialmente do backup online. Saindo do discurso e entrando na prática, é possível tornar essa informação mais clara e tangível. Veja em quais pontos o backup pode contribuir para a racionalização de despesas na governança de TI:

• há economia resultante do fato de não ser necessário investir em mídias para backup e nem em parque tecnológico próprio;

• não é necessário comprar licença de uso de softwares de gestão de backup e de segurança de dados, como antivírus;

• como não é preciso manter data center próprio, a empresa deixa de ter despesas com energia e outros serviços para manter o local apropriado para manter a integridade dos dados, como sensores de temperatura, exposição à luz, umidade. Há também desoneração de gastos com segurança física e patrimonial;

• as equipes de TI da empresa contratante têm seu tempo desonerado e podem se dedicar a uma aproximação maior do negócio. Isso se reverte em ganhos, já que prospecção e soluções inovadoras poderão ser propostas no lugar de respostas pontuais que só apagam incêndio e não contribuem para transformações significativas na situação atual.

No lugar das despesas que antes inflavam o orçamento da área de TI, a empresa cliente passa a pagar apenas pelo serviço de armazenamento em nuvem, já incluindo a gestão e a política de recuperação de dados. Usualmente, tem-se pacotes mensais ou trimestrais que apresentam um bom custo-benefício e fazem diferença no caixa da empresa.

Ainda há um valor intangível que precisa ser considerado aqui: backups permitem que dados do negócio estejam sempre disponíveis. Então, mesmo que algum incidente ocorra, o pronto restabelecimento de sistemas e de banco de dados permite que o negócio siga normalmente, sem que o cliente perceba a ocorrência indesejada.

É aí que entram questionamentos que demonstram como backup significa redução de custos. São eles: quanto a empresa deixa ganhar caso algum serviço fique indisponível? Qual o custo de se manter equipes ociosas em função de paralisação em algum sistema crítico? Quanto custa a infraestrutura desperdiçada enquanto o negócio está parado em função de indisponibilidade de TI? Quantos negócios deixam de ser realizados quando há interrupção em serviços de TI? Qual a perda em termos de imagem a empresa poderá enfrentar por ter episódios frequentes de falhas ou invasão de dados e inacessibilidade de sistemas?

Basta tentar colocar no papel os números que responderiam a essas questões que ficará bem claro que parar o negócio sai caro. Mas pagar essa conta pode ser algo fora da realidade das empresas que optam por estabelecer políticas sérias de backup e, menos presente ainda, no cotidiano das organizações que já aderiram ao backup online.

Backup para otimização de processos

A realidade da Computação em Nuvem trouxe uma nova dinâmica para os processos empresariais e a base de toda a transformação é a automação de processos.

Nesse sentido, ao se implementar modelos de backup que utilizem serviços em nuvem, naturalmente os processos da empresa serão adaptados para um alinhamento com padrões automatizados. E a partir dali, raramente um novo fluxo será desenhado sem considerar essa premissa.

Esse é mais um dos ganhos que o backup traz: o poder de “arrumar a casa” e simplificar esteiras que, se dependessem do ritmo normal dos acontecimentos dentro da empresa, poderiam seguir anos a fio sem atualização, sem adaptação ao novo, sem aproveitamento dos benefícios que inovações — especialmente tecnológicas — agregam às organizações.

Exemplos de otimização de processos são claros no próprio fluxo de backup:

• o agendamento das sincronizações de dados entre origem e cópias aciona rotinas para a varredura e replicação dos dados nos locais definidos.

• a restauração de arquivos também se dá de forma automática, sempre que alguma condição prevista é registrada ou a partir de alertas parametrizados que indicam a necessidade de iniciar procedimentos para recuperação de informações.

Outro fator que otimiza processos é a mobilidade oferecida pela Cloud. Com a virtualização, dados e sistemas podem ser acessados não só por meio de computadores de mesa, mas também — e cada vez com maior frequência — por notebooks, tablets e smartphones.

Isso permite acesso 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, caso essa seja a régua de disponibilidade negociada em contrato. O resultado é mais produtividade, maior colaboração entre equipes, disseminação de conhecimentos, centralização e integridade das informações, além de assertividade e agilidade na tomada de decisão, já que a informação passa a estar à mão de quem precisa definir os rumos do negócio.

Importância do backup para os negócios

Continuidade dos negócios é assunto sério, provavelmente o mais importante na governança empresarial. Por isso, ter todas as necessidades mapeadas e propor uma solução para cada problema é papel do bom gestor.

E como já está claro que não existe mais um muro separando a TI dos negócios, tal como existiu no passado, é imprescindível ter um diagnóstico da realidade do empreendimento, de modo que os pontos fracos produzidos pela TI, assim como os fortes — que só existem graças a ela —, precisam ser sanados e potencializados, respectivamente.

Nesse sentido, o backup traz uma contribuição de alto valor agregado: ele simplesmente permite que o negócio não pare, que os serviços oferecidos ao cliente (interno ou externo) não sejam interrompidos em função de alguma falha técnica.

E aqui cabe uma reflexão: será que está sendo adotada uma política sólida de backup na empresa? A forma com que as rotinas são executadas e com que os processos intervenientes são geridos é a mais adequada para a realidade da empresa e para atender às necessidades do negócio? A alta administração patrocina as ações voltadas para armazenamento e recuperação de dados? Há direcionamento a contento de investimentos para essa questão?

Outro ponto que precisa ser observado: tenho o parceiro ideal para dar apoio e oferecer as melhores opções de política, rotinas, suporte técnico e preço justo? E esse parceiro oferece um parque tecnológico com a robustez necessária para a missão? Adota ferramentas seguras para trafegar e armazenar dados? Apresentou um plano de contingência convincente? Demonstrou estar preparado para lidar de forma tranquila e eficiente com eventuais perdas de dados ou indisponibilidades de sistemas ou infraestrutura do cliente?

Toda essa análise faz parte do papel do gestor de TI. Cabe a ele prover a empresa dos melhores recursos para que seus processos fluam e para que o negócio seja otimizado. Pensar em continuidade dos negócios deve estar na agenda da gestão e o backup é um aspecto que não pode ficar de fora das estratégias de governança corporativa.

Backup é fator de competitividade empresarial

A tecnologia está presente em cada passo que um negócio dá rumo aos seus objetivos. Com ela, atividades são automatizadas, fluxos são simplificados, gargalos são eliminados, falhas são reduzidas, riscos são mitigados. Sem ela, o negócio não evolui, os processos emperram, os colaboradores ficam improdutivos, as estratégias se desatualizam, o empreendimento não prospera, o cliente se desencanta e vai para a concorrência.

É em função desse cenário de completa dependência da tecnologia que as empresas precisam se remodelar e reinventar seus meios de produção, de gestão e de relacionamento com seu público-alvo.

O foco precisa ser o ajuste dos modelos convencionais para outros digitais, de forma que a agilidade, a flexibilidade e a experiência do cliente sejam privilegiadas.

Nesse rol entra o backup, que precisa deixar os primórdios de salvamento de arquivos em servidores locais e HDs externos, apenas. Conjugar esse legado com os incrementos possibilitados pela Cloud é questão de sobrevivência.

Prezar por segurança dos dados e continuidade dos negócios é condição básica para que negócios prosperem no mercado atual. Em função desse novo contexto, a contratação de serviços em nuvem, como o backup online, não é mera tendência, é subsídio para que as empresas alcancem mais competitividade e possam ter um bom posicionamento em seu nicho de atuação.

Temas como backup, segurança da informação, serviços em Cloud, automação de processos e outsourcing de TI são sempre tratados em nossas publicações. Assine nossa newsletter e mantenha-se informado sobre as melhores práticas no mercado de TI!

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