Saiba o que fazer para diminuir o tempo de processos

A competitividade do mercado exige que as empresas busquem continuamente melhorar a produtividade, aumentando a produção e otimizando recursos.

Para isso, gestores buscam várias alternativas, a fim de que os custos sejam reduzidos e o tempo gasto com cada processo seja o menor possível. Uma das formas mais eficazes de alcançar esse objetivo é por meio da otimização de processos na empresa.

Quanto mais qualificado for o gerenciamento dos processos dentro da organização, maior a possibilidade de os benefícios e resultados planejados aparecerem.

Mas, quais são as vantagens e o que você pode fazer para diminuir o tempo dos processos em sua empresa? Separamos algumas dicas valiosas que vão ajudar você na implementação da gestão de processos dentro da sua organização. Confira!

Quais são os benefícios da gestão de processos?

Quando realizada de maneira correta, melhora a capacidade de gerir cada etapa produtiva, antecipando-se às mudanças do mercado e maximizando as oportunidades que venham a surgir.

Pode, ainda, contribuir para a redução das insuficiências e erros resultantes de uma deficiência de informações dentro da própria organização em relação a todo o ciclo do processo. Dessa forma, você alcança melhora na qualidade do trabalho desenvolvido.

Sua empresa se torna mais competitiva no mercado e, ainda, consegue reduzir custos, visto que o desperdício é menor.

Como funciona a gestão de processos?

Pense em um processo que está lhe custando mais que o normal ou causando insatisfação nos clientes, deixando até mesmo os colaboradores estressados.

Faça perguntas variadas sobre esse processo, tentando identificar quais são os itens que não podem ser alterados ou descartados. Exemplos:

• Onde o processo começa e onde termina?

• Quais atividades fazem parte do processo?

• Quais os departamentos e funcionários envolvidos?

• Qual o objetivo final e qual deveria ser o resultado esperado?

Agora repense o processo, preocupando-se em como os passos estão sendo seguidos, como estão fluindo junto à equipe e como a estratégia está sendo conduzida. Pergunte-se:

• Existe uma maneira melhor de realizá-lo?

• Quanto tempo demora para que o processo seja finalizado?

• Quanto tempo está sendo perdido em correções?

• As correções foram necessárias?

• Onde ele está parado?

É importante olhar com atenção todo o processo. Cada detalhe é extremamente importante, desde um simples e-mail interno até a comunicação entre clientes e colaboradores.

Ao comparar as respostas, provavelmente você descobrirá que alguns pontos podem ser alterados ou, até mesmo, dispensados.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre como gerenciar os processos e identificar as necessidades de melhoria, chegou a hora de fazer a implementação dentro da organização empresarial. Siga os passos a seguir para reduzir ao máximo o tempo dos processos na sua empresa:

1. Automatização

Como parte da gestão, é fundamental fazer mudanças na operação. Cometer os mesmos erros e esperar por resultados positivos não é bom e pode levar toda a instituição ao fracasso.

Nesse contexto, torna-se necessário automatizar os processos dentro da empresa, resultando, assim, em redução de gastos, prevenção de erros e aumento da produtividade dos colaboradores.

Utilizar um software para esse procedimento é algo extremamente vantajoso. A tecnologia é sempre uma grande aliada na melhoria do desempenho das tarefas dentro de uma organização.

2. Melhorias

É hora de fazer aperfeiçoamentos e tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, eliminando as barreiras, facilitando a comunicação e otimizando as tarefas para deixar os processos mais focados nos objetivos finais. É algo com que a liderança e os funcionários devem estar engajados e comprometidos.

Elimine tudo o que é desnecessário, torne o fluxo contínuo e limite o processo ao menor número de áreas e pessoas possíveis.

3. Diagnóstico interno

Por mais que exista toda uma documentação exemplificando os fluxos de trabalho, é necessário verificar se os fluxos estão sendo cumpridos como acordado. É a partir desse diagnóstico que se começa a pensar nas mudanças.

Monitore todo o ciclo com atenção e tenha muito cuidado. Certamente você encontrará pontos que precisam ser melhorados e alterados. Identifique-os e repense o modo de condução.

Caso seja realizado apenas uma vez, esse procedimento não trará resultado e soluções para a empresa. É uma tarefa que precisa ser feita constantemente.

4. Treinamento dos colaboradores

Todo investimento em tecnologia e automatização sempre será válido e certamente oferecerá inúmeros benefícios para os colaboradores em suas tarefas, além de melhor aproveitamento do tempo.

No entanto, não é recomendável ter funcionários durante o expediente questionando como utilizar os novos sistemas.

É necessário que eles estejam aptos a utilizar o que foi disponibilizado pela empresa para que o trabalho possa render. Uma equipe treinada fará toda a diferença, pois saberá lidar com as novas ferramentas e poderá explorar ao máximo suas próprias habilidades.

Dessa forma, é preciso treinar os colaboradores até ter a devida certeza de que todos possuem o conhecimento adequado para o cumprimento das tarefas desejadas.

5. Monitoramento

É de suma importância que todos da organização adotem o novo método desde o início e sigam todas as mudanças propostas.

O acompanhamento dos funcionários perante os novos fluxos determinará a efetividade dos resultados e direcionará o que precisa ser aperfeiçoado para alcançar processos mais ágeis.

Por isso, é fundamental estabelecer indicadores-chave para medir a efetividade das ações. Assim é possível reunir informações, checar os resultados e averiguar se as melhorias estão ocorrendo — ou não, afinal, um processo obsoleto pode impactar o restante do trabalho.

Especialmente durante os primeiros fluxos de análise, é possível que alguns aspectos não saiam como o previsto. Isso é normal, mas não deve ser um impedidor. É recomendável que o processo seja todo analisado e as falhas sejam localizadas e ajustadas.

À medida que você for ganhando experiência, a implementação será mais suave, os erros menores e os resultados melhores.

Melhorar os processos na empresa e diminuir o tempo deles garante maior efetividade na condução dos negócios e maximiza os resultados. A implementação é árdua e demorada e, por essa razão, deve receber uma grande dedicação de todos os envolvidos. Ao final, os resultados serão recompensadores.

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