Conheça as 7 melhores práticas de gerenciamento de equipes remotas

O aumento da força de trabalho móvel e global é uma tendência sem volta no mundo corporativo. Na TI, especialmente, manter equipes remotas reduz custos, dá flexibilidade aos colaboradores e possibilita o recrutamento dos melhores profissionais do planeta, independentemente de limitações geográficas. Mas como fazer um gerenciamento de equipes eficiente, sem deixar que mobilidade se converta em descontrole?

Ferramentas online, softwares colaborativos e apps de comunicações de voz e vídeo eliminaram barreiras que restringiam o trabalho na TI à presença física de seus funcionários. O problema é que nem todos os colaboradores possuem disciplina e auto-organização para atuar a distância. Como você sabe, por exemplo, que seus desenvolvedores, analistas de suporte e especialistas em monitoramento de redes estão efetivamente produzindo o máximo de sua capacidade neste exato momento?

Pensando nessa dificuldade de gerenciamento de equipes remotas de TI, listamos as 7 melhores práticas para garantir qualidade, produtividade e cumprimento de prazos em seu time, independentemente de sua distribuição! Confira!

1. Seja claro no que você espera de cada membro da equipe, a cada nova distribuição de tarefas

Trabalho remoto é, por definição, menos estruturado do que o trabalho presencial. Assim, é preciso que o gestor de TI esclareça permanentemente o que se espera de cada membro do time, não deixando dúvidas sobre questões como:

• quais tarefas cada um possui?

• a quem se dirigir em caso de dúvidas?

• quantas horas por semana espera-se que cada um trabalhe?

• quais os targets envolvidos?

• qual a estrutura que cada um deve ter para desempenhar suas funções remotamente?

2. Fixe canais de comunicação que otimizem a interação e não gerem aumento de custos

Em uma era em que apps multiplataformas de mensagens instantâneas são internalizados na rotina empresarial, reduzindo custos com contas telefônicas e tornando a interação com clientes/fornecedores/funcionários muito mais eficaz, não faz sentido que seu departamento de TI perca tempo e dinheiro com ligações telefônicas. E imagine a bagunça que seria se cada um escolhesse um meio diferente para entrar em contato com o CIO da organização? Certamente muitos deadlines seriam descumpridos.

Dessa forma, determine um canal majoritário para contato dos profissionais de TI com os gestores de tecnologia. Atualmente, nada menos do que 100 bilhões de chamadas de voz são feitas diariamente pelo WhatsApp. Já o Skype registra 3 bilhões de minutos diários em ligações feitas pelos seus usuários. Esses dados mostram a importância da adoção de canais modernos de comunicação. Especialistas recomendam:

• e-mail: mensagens curtas, troca de informações neutras;

• chat: conversas informais, grupos de discussões, esclarecimentos gerais;

• Skype: conversas longas, detalhadas ou passíveis de mal-entendidos.

3. Estabeleça padrões claros de comunicação

Ter equipes de TI distribuídas em localizações geográficas diferentes muda completamente o paradigma de comunicação em sua empresa e alguns problemas podem nascer dessa remodelação de parâmetros: a primeira é que muitos profissionais se sentem na obrigação de manter contato quase “ininterrupto” para mostrar aos gestores que estão conectados e com atividades em pleno vapor.

Isso pode parecer interessante, a princípio, mas se estivermos tratando de equipes numerosas, vai significar uma verdadeira Torre de Babel no head office da empresa, perturbando e comprometendo a produtividade dos gestores.

Outro problema típico são os mal-entendidos. Não são incomuns casos em que um gestor esclarece detalhes no desenvolvimento de softwares ou metodologias a serem seguidas na manutenção de sistemas e essas regras não são cumpridas por entendimentos equivocados por parte do time de TI.

Para solucionar esses dois percalços, o ideal é fixar datas e horários para promover reuniões com toda a equipe (via softwares de videoconferência). Mais do que isso, todas as determinações devem ser gravadas e colocadas posteriormente à disposição dos profissionais, a fim de que estes possam retornar ao áudio caso tenham se esquecido de detalhes nas determinações dos gestores.

4. Sempre explique as razões de cada procedimento

Quem trabalha em nível de isolamento pode ter dificuldade de compreender as causas e efeitos das tarefas a serem realizadas. Assim, o diretor de TI deve compreender que quem trabalha a distância tem menos informações do que um profissional que atue in loco, o que, portanto, impõe detalhar cada tarefa e como elas se relacionam com os objetivos da organização. Isso certamente traz impactos positivos na produtividade da equipe de TI.

5. Trabalhe com metas de desempenho estabelecidas em conjunto com seu time de TI

Sem referências, vai ficar difícil saber se sua empresa está no caminho certo. Assim, quem trabalha com gerenciamento de equipes remotas não pode abrir mão de um controle rígido do cumprimento de metas. Entretanto, é preciso que as metas fixadas sejam racionais (realizáveis) e, de preferência, aprovadas após discussão conjunta com sua equipe (fortalecendo o engajamento, mesmo por parte de quem trabalha online).

A partir daí, será o acompanhamento de indicadores de desempenho e a análise de dados oriundos de ferramentas de monitoramento de equipes (sobre as quais trataremos logo abaixo) que darão o conhecimento aos gestores sobre o nível de entrega de cada membro de seu time de tecnologia da informação. Alguns indicadores de performance úteis nesse processo de gestão:

• índice de versões disponibilizadas no prazo, bugs por versão entregue, tempo médio para correção de falhas (área de sistemas);

• percentual de chamados resolvidos, tempo médio de atendimento, taxa de chamados concluídos dentro do prazo estipulado (área de suporte);

• taxa de disponibilidade de serviços (servidores, internet, banco de dados), número de falhas (infraestrutura).

6. Tenha ferramentas de monitoramento de equipes a distância

Falamos sobre os indicadores de desempenho, mas só esse referencial pode não ser parâmetro para entender como performa sua equipe remota. Afinal, se as metas não estão sendo alcançadas, você não conseguirá ter a noção exata se as causas passam por ociosidade durante o expediente, funcionários que aproveitam a distância para “enrolar” e reduzir sua carga produtiva etc.

O complemento ideal à gestão de indicadores de desempenho é o monitoramento de equipes remotas, que pode ser feito por meio de softwares ligados aos sistemas da empresa. Muitas vezes, as próprias plataformas da organização já contam com a possibilidade de extrair relatórios contendo dados como tempo de utilização do sistema por parte de cada profissional de TI, horário em que foi feito o login e quais atividades foram desenvolvidas em determinado período. Afinal, tomando as palavras do estatístico William Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se controla.” Concorda?

7. Busque formar uma equipe de profissionais com perfil para atuação remota desde o recrutamento

Transformar uma equipe passiva em profissionais automotivados, disciplinados e capazes de autogerenciar-se é muito mais difícil do que contratar profissionais que já possuam esses atributos. Dessa forma, insira nos processos de recrutamento e seleção critérios para identificar não somente bons talentos em TI, mas colaboradores com autonomia para atuar remotamente.

Agora que você já sabe quais são as melhores práticas de gerenciamento de equipes remotas, curta e compartilhe nosso conteúdo nas redes sociais e leve esse conhecimento a seus contatos!

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